新宿御苑前貸し会議室が考える、書類の電子データ化による格安路線

東京の新宿は、新宿御苑前にて貸し会議室を運営しております「新宿セミナーオフィス」です。
四ツ谷三丁目からも徒歩3分、新宿三丁目も徒歩圏内です。

セミナーや会議に必要な備品は全て無料でお使いいただけるので、
トータル格安料金にてご利用いただけます!

2019年1月現在、最大15名、24名の二会議室をご用意いたしております。

貸し会議室の運営もなかなか難しいものでして、
名古屋と大阪でもやっているのですが、東京が一番むつかしい!

そんなこんなで日経新聞の記事を見ながら、日々勉強をしている毎日ですが。

今回、下記の記事について考えてみました。

クラウド契約広がるか 脱・ハンコ文化で働き方改革
法令上は有効も抵抗感が壁

これ!

これは弊社新宿御苑前というか、名古屋や大阪、要するに、全体にかかわる話になってきますね。

クラウドで印鑑なし!
脱、印鑑!

弊社の場合、格安ということで貸し会議室を運営しているわけですが、
物件を扱っている以上、

固定費、が一番のネックになるわけです。

もちろん、人件費もあります。

より、安く商品を提供するためにどうするか、何が一番削れるのか、となりますと
やはり、人権費しかなくなります。

もうひとつは、郵送物ですね。

これは郵送代の実費に加えて、いろいろ人が動くウ必要がありますので、
人権費にも関わってきます。

そうなると、やはり、書類から脱ハンコ!ですね。

ハンコがなくなれば、郵送せずに、メールで書類を送ればよいわけでして。

で、記事を見てみますと、

日本ではやはり正式書類にハンコがいる、とする「文化的な」ルールが多く残っていると。

実際、法的にはそこまでハンコは必要でないことは明確です。

一番その文化がうるさいのが、公官庁。

弊社が発行汁書面といったら、請求書と、領収種のふたつ。

そのなかで、それほど法的にうるさくない請求書に対して、

代表印ください、と。

しませんよ、普通。請求書で、実印て。

何のために必要としているのか、全くわかりません。

それプラス、独自のフォーマットも出せと。

たかだか6000円程度のしはらいに、です。

あまりのめんどくささに、断ろうかな、とおもったりしました。
ほんとに。

どれだけ人件費けずんねん!と。

これから書類作成費を取ろうかと思っている次第です。

大手企業さんは、社印を必要としますね。

これは仕方ないですね。
組織上、それがないと手続きが進まないと。

ただ、あくまでも、これも法律的な問題ではなく、「会社の文化」的な話です。

最近では業務効率化のために、紙面ではなく、クラウド管理をする会社も増えてきたとなっていますが、
実際は疑問ですね。

大きければ大きいほど、そういった制度に変えているところは感触として、少ないとおもいます。

逆に、個人の方の場合だと、プリンターがない(とおもわれる)、
郵送希望の方が残っているのかな、と。

面倒な契約書面は、弊社でもまだ書面で印鑑を押しています。

例えば、雇用契約書などは、まだまだですね。

頻度も少ないし、特に手間ということもない、という理由からです。

これも法的には正直印鑑があろうがなかろうが、あんまり関係ないと思います。

気持ちの問題ですねw

雇われる側も、印鑑押しました!っていう、気持ちの問題ですね。

領収書については、いろいろと法的にも難しい部分があるようなので、

こちらは書面で郵送にいています。

PDFにするにしても、なにやら署名スタンプなるものがいるようでして。

そういった管理をこちらがしていないので、
手書き領収書を郵送しています。

じゃぁ、レジで発行する印刷領収書はなんなんだ、となりますが。。

わかりませんw

まぁ、頻度問題で、領収書を希望されるかたは、ほとんどいませんから、
今のところは、特に税理士など入ってもらってのルール作りなどはしていませんが、

そのうち、こちらもクラウド化することになるのかなぁと。

ということもあって、請求書に関しては、

格安貸し会議室を維持するためにも、PDFオンリーにする予定ではあります。

いつ実行になるかは、ちょっとまだわかりませんが。。

しかし、時代ですよねぇ。

電子データが公的文章として認められるなど。

もっとも改ざんなどされた場合は、それがすぐにわかるであろう技術的な部分もあると思うので、
可能となっているものと思いますが。

こちらはクラウドの話なので新宿御苑とか地域にかかわらず、

かつ、業種としても貸し会議室だけでなく、弊社のリフォーム部門としても、

より、無駄な経費をかけないという意味でも、改善できればと思う次第です。

新宿の備品無料、格安貸し会議室 新宿セミナーオフィスでした!



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